|
Dat continu verbeteren werkt, dat geloven we vaak wel. Maar hoe kies je een aanpak die goed bij jouw school past? En wat weet je al van de verschillende mogelijkheden? De bekendste vorm van ‘continu verbeteren’ in het onderwijs is toch wel Scrum. Er is dan ook een leerlingen-variant die EduScrum heet. Sommige ondersteunende diensten hebben wel eens kennisgemaakt met procesverbeteringen door Lean. En soms kan men zich een beeld vormen van het concept agile projectmanagement. Maar de betekenis ervan zélf uitleggen, is voor de meesten toch een ander verhaal. En wat Six Sigma is… heb jij een idee?!
In deze blog licht ik toe hoe het gedachtegoed van continu verbeteren in jouw school kan passen, met behulp van een paar verbetermethodes. Benieuwd naar wat ‘continu verbeteren’ eigenlijk inhoudt? Lees dit in mijn vorige blog.
Een proces, een team, of het onderwijs stap voor stap verbeteren in de organisatie, dát is continu verbeteren. Maar hoe weet je nu wat je moet verbeteren? Elke verbetermethode geeft aan dat je altijd jouw klant als uitgangspunt neemt. De uitdaging is om voor de klant het grootst mogelijke te realiseren, met efficiënt gebruik van jouw eigen middelen, en dat in kleine stapjes. Dat heet dus continu verbeteren op basis van de klantwaarde. Het eindresultaat is het belangrijkste; dit moet ‘van waarde’ zijn voor jouw klant.
Scholen zijn over het algemeen wat meer terughoudend om een ‘nieuwe’ aanpak voor (product)ontwikkeling uit andere sectoren over te nemen. Schoolorganisaties produceren immers geen producten, werken niet met typische ‘klanten’ en maken geen winst. Ofwel; de tools sluiten niet aan op een schoolcontext. Scholen bestaan uit een complex speelveld van verschillende type klanten. Enerzijds is dit de betalende overheid, anderzijds zijn dit de betalende ouders/leerlingen. Ook hebben sommige scholen te maken met een scholengroep, een overkoepelend bestuur of samenwerkingsverbanden. En regelmatig staan de verschillende belangen haaks op elkaar.
Vanwege deze complexiteit denk ik dat een klantgerichte benadering juist wel goed kan werken binnen het onderwijs. Het centraal stellen van een bepaalde type klant maakt dat je verbeterdoel een duidelijke focus krijgt: voor wie doe je dit eigenlijk? Wat wil deze klant precies van jou? En hoe beantwoord jij nu deze klantvraag? Het ontrafelt de veelheid van de verschillende kanten die je moet bedienen. Alleen de meeste scholen kijken nog niet bewust door deze bril naar hun verbeterprocessen.
Lean is een gedachtegoed waarbij alles en iedereen in de organisatie is gericht op het creëren van waarde voor de klant. Je stelt de klant werkelijk centraal. Je doet alleen werkzaamheden die (in)direct in relatie staan tot de behoefte van de klant. Hierdoor verbetert de kwaliteit, want je doet écht wat van waarde is. Processen worden meer gestroomlijnd en de kosten verminderen, ofwel: je elimineert verspillingen en creëert daarmee een ‘slankere’ organisatie.
Lean wordt regelmatig in één adem genoemd met Six Sigma; een cijfermatige benadering van verbeteren. De twee verbetermethoden kunnen prima samengaan. Six Sigma kan een Lean organisatie namelijk versterken. Lean (de slanke organisatie) legt de focus op het wegnemen van verspillingen in het werk. Six Sigma (de perfecte organisatie) richt zich vooral op het meetbaar maken van de verbeteringen. Het werken met data kan helpen om de verbeternoodzaak en de successen van de verbeteringen te onderbouwen. En daar kan je weer op voortborduren.
Lean-aanpakken kunnen voor verschillende vraagstukken worden ingezet. De tools zijn door hun laagdrempelige en gestandaardiseerde vorm goed te gebruiken, en ondersteunen het gestructureerd analyseren van klant en processen. Denk bijvoorbeeld aan:
Het uitgangspunt van elke Lean-aanpak is dat je gestructureerd de oorzaak van het probleem onderzoekt, voordat je verbeterideeën uitwerkt. Zo weet je zeker dat hetgeen je implementeert als verbetering, ook werkelijk tot een oplossing van het probleem leidt.
De vertaling van agile is volgens de Van Dale; vlug, beweeglijk, handig, soepel. Met deze term wordt dan ook een effectievere en flexibelere manier van werken bedoeld. Ook binnen de agile-stromingen zijn de klantwaarde het uitgangspunt. Het gaat hierbij om slimmer werken in plaats van harder werken. Het gaat dus niet om het uitvoeren van méér werk in minder tijd, maar juist om meer waarde te creëren met minder werk
Met deze aanpak is het voor organisaties mogelijk om te groeien in een wereld die steeds instabieler, onzekerder en complexer wordt. Ook voor scholen is dit relevant, zij moeten immers net zo wendbaar zijn als de snel veranderende omgeving waarin ze zich bevinden.
De meest bekende variant is toch wel Scrum. Zonder ingrijpende structuurveranderingen, kunnen organisaties die werken met Scrum zich stap voor stap verbeteren en hun aanpassingsvermogen vergroten. Je creëert met Scrum gedetailleerdere deelopdrachten binnen een ‘grote opdracht’. Zo garandeer je de waarde voor jouw klant; je nodigt hen uit om regelmatig feedback te geven op de ontwikkelde (deel)resultaten, zodat het eindresultaat ook echt aansluit op hun behoefte.
Het idee hierachter is dat gedetailleerde planningen alleen effectief zijn voor de kortere termijn. Elke deelopdracht bestaat uit een concrete beschrijving van de beoogde resultaten. Zo houd je grip op de kwaliteit, omdat je telkens na een deelopdracht de opbrengsten kan monitoren. Ook kan je op deze manier flexibel inspelen op veranderende omstandigheden. Een agile-organisatie werkt met zelf-organiserende, multidisciplinaire teams waarin ieder een eigen rol vervult. Het team maakt met regelmaat aan elkaar bekend wat de status is van hetgeen ze aan werken. Dit kan met behulp van een Scrumboard, waarin alle taken gecategoriseerd worden in to do, doing, of done. Zo is de voortgang voor ieder transparant. Daarnaast neemt het team op gezette tijden met elkaar door hoe de samenwerking verloopt, waardoor ze steeds effectiever gaan samenwerken.
De intensieve samenwerking, de zelforganisatie, de feedback en de snelle resultaten zorgen bijna onvermijdelijk voor meer plezier in het werk. Het klinkt bijna kinderlijk eenvoudig. Maar vergis je niet; het succes van Scrum staat of valt met de uitvoering. Het gaat er niet om of je Scrumt, maar hoe goed je Scrumt.
Dat kan zeker! Vanuit de Lean-perceptie, ondersteun ik scholen bij het gestructureerd analyseren van het probleem en/of uitwerken van de verbeterdoelen. Samen bekijken we het vraagstuk vanuit verschillende invalshoeken, en waar mogelijk onderbouwen we de invalshoeken met data. Wanneer we inzichtelijk hebben wat en hoe groot het probleem is, én weten waar het probleem vandaan komt, ondersteun ik scholen door op een agile-wijze in een multidisciplinair team(s) aan oplossingen te werken.
Welke aanpak je ook hanteert; het werkelijk centraal stellen van continu verbeteren is niet zomaar te realiseren. Het vergt een mentaliteitsverandering: alléén iets doen als de klant erom vraagt, en deze mentaliteit in álle processen doorvoeren. Besef dan ook bij het kiezen van een aanpak of tool, dat zij weliswaar allemaal uit dezelfde gereedschapskist komen, maar dat ze niet allemaal gebruikt kunnen worden om dezelfde klus te klaren. Pas als je een tool weloverwogen inzet, is het een fantastisch snel en goed gereedschap om mee te werken. En daar help ik de schoolorganisaties graag bij!
| Deel |
|
