Is het tijd voor een evaluatie van je proces of team? Doe een teamopstelling!

Als we willen evalueren hoe een proces, een project of een periode van samenwerken verlopen is, dan zijn we geneigd om dit al pratend aan de vergadertafel te doen. Niks mis mee natuurlijk. Het is al heel fijn als je er de tijd voor kunt nemen en er wijzer van wordt. Maar ik geef je graag ter overweging mee om eens een teamopstelling te doen. Mijn collega’s en ik doen dat regelmatig in bijvoorbeeld MD-trajecten op scholen.

Wat levert een teamopstelling op?

Soms meer onderling begrip, soms grote hilariteit, soms helderheid over nog te maken keuzes, soms hoogoplopende discussies, maar altijd meer inzicht. In wie waarom hoe heeft gehandeld. In wat teams kunnen doen om elkaar beter te complementeren, nóg beter te kunnen samenwerken.

Hoe ziet een teamopstelling er dan uit?

Een teamopstelling kun je op verschillende manieren aanvliegen. Wij houden daarbij zoveel mogelijk rekening met wat past bij het team en bij het (evaluatie)vraagstuk. In de meeste gevallen is het zo dat je aan de hand van een casus met je teamleden fysiek positie inneemt in een ruimte en van daaruit kijkt naar wat die posities voor eenieder betekenen en wat er gebeurt als één of meer personen een andere plek innemen. Die plek kan te maken hebben met een communicatielijn, met (informele) macht, met volgordelijkheid, met inhoud, of met nog iets anders. Bijna altijd legt de opstelling iets bloot over de teamdynamiek, over onderlinge verhoudingen en over effectiviteit.

Een voorbeeld

Een managementteam bestaande uit een directeur en 4 teamleiders wilde analyseren wat er gebeurde toen een deel van het personeel in opstand kwam tijdens een reorganisatie. Alle MT-leden waren in de veronderstelling dat zij handelden in lijn met wat ze met elkaar hadden afgesproken en dat er geen fouten waren gemaakt in het proces of de communicatie. Tijdens de opstelling bleek echter dat:

• niet iedereen dezelfde handelingsruimte voelde of nam en dat dit binnen de afdelingen voor veel ruis had gezorgd;
• de directeur in de veronderstelling was dat de teamleiders zich wel raad wisten met de weerstand en hen vertrouwen en autonomie gaf, maar dat 2 teamleiders zich helemaal niet gesteund voelden;
• er onvoldoende was nagedacht over de consequenties van een aantal besluiten;
• er forse verschillen waren in het belang dat de MT-leden hechten aan verschillende aspecten van het proces en daarmee ook in hun focus.

Aan het eind van de bijeenkomst was men het erover eens dat de volgende fase van het proces niet alleen goed op papier moest komen, maar dat in de MT-vergadering ook moest worden gesproken over de rollen die de MT-leden zouden (willen) innemen, de moeilijkheden en risico’s die ze daarbij voorzagen en de wijze waarop ze elkaar op de hoogte wilden houden en consulteren.
Liep het daarna allemaal op rolletjes? Nee, zeker niet. Maar de communicatie en de betrokkenheid binnen het MT waren wel verbeterd, waardoor deze leidinggevenden met meer vertrouwen en meer als team konden opereren.

Wil je ook een boost geven aan de samenwerking binnen je team? Of wil je meer informatie over teamopstellingen als evaluatie- of reflectiemethode? Neem dan contact met ons op via info@burohebe.nl of 085-0703422.