Privacystatement

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de privacywetgeving die per
25 mei 2018 is ingegaan. Omdat Buro Hebe het van groot belang vindt om zorgvuldig met de gegevens die ons worden toevertrouwd om te gaan hebben wij een privacy statement opgesteld.
Hieronder de privacyverklaring zoals ook te vinden is op onze website www.pesant.nl.

Deze privacyverklaring is opgesteld met als doel u helder en duidelijk te informeren over hoe we met uw persoonsgegevens omgaan. Buro Hebe B.V. neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat er zo zorgvuldig mogelijk wordt omgegaan met uw vertrouwelijke gegevens. Dit alles conform de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) hieraan stelt.

Wie zijn we?

Buro Hebe B.V. staat ingeschreven op Pastoorspaadje 15 5066 ES te Moergestel. De organisatie staat geregistreerd bij de KVK onder nummer: 89106156. Het bezoekadres van Buro Hebe B.V. (hierna te noemen: Buro Hebe) is Rijnzathe 6, 3454 PV Utrecht.

Wanneer verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat:

U uw gegevens invult of achterlaat op onze website en/of onze administratie omdat u geïnteresseerd bent in onze dienstverlening,
U zich inschrijft in ons relatiebestand ten behoeve van werving en selectie,
U zich registreert als kandidaat in een van onze werving- en selectieprocedures,
U zich op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van danwel te participeren in onze dienstverlening

Waarom leggen we uw persoonsgegevens vast?

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder werving & selectie, organisatie en hr- advies diensten, de dienstverlening in netwerken en samenwerkingsverbanden, contractering ZZP en interimmanagement, persoonlijke ontwikkeling, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Uw contactgegevens (naam, mailadres, telefoonnummer) registreren wij allereerst zodat we met u kunnen communiceren en indien nodig c.q. wenselijk contact met u kunnen opnemen. Meer specifiek verwerken wij uw gegevens om:

U te informeren over onze dienstverlening en overige activiteiten om deze te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten. Dit gebeurt door onze medewerkers en deels automatisch (bijvoorbeeld via een digitale nieuwsbrief, professionaliseringsaanbod of vacaturemelding).
Uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan (potentiële) opdrachtgevers of relaties.
U toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te laten maken van besloten web-omgevingen die wij beheren voor onze opdrachtgevers.
Een werknemers- of opdrachtnemersrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie te voeren.
Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever, deze overeenkomst te onderhouden en na te komen.
Uw persoonlijke en professionele ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen via persoonlijkheidsanalyse (Fitch), training, opleiding en coaching.
Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
Als we een werknemers- of opdrachtnemersrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van de geldende wet- en regelgeving waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en de relevantie van de gegevens die u verstrekt.

In geval van inschrijving in ons relatiebestand en/of kandidaatstelling in een werving- en selectieprocedure of interim opdracht betreft het:

NAW gegevens, emailadres en andere contactgegevens.
Geboortedatum en geslacht.
CV en informatie over opleiding en werkervaring.
Gegevens over training, coaching en/of persoonlijkheidsanalyses die u zelf of via ons hebt gevolgd.
Indien u werkzaam bent als ZZP-er registreren wij ondernemingsgegevens.
Andere gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht, zoals specifieke referenties of getuigschriften.
Beeldmateriaal zoals een (pas)foto, of videosollicitatie of digitale pitch op vrijwillige basis.

Wanneer u werkzaam bent voor Buro Hebe verwerken wij daarnaast:

BSN-nummer.
Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

Website

Buro Hebe maakt op de website gebruik van cookies. Dit zijn eenvoudige, kleine bestandjes met gegevens die op de harde schijf van uw computer opgeslagen worden. Buro Hebe maakt gebruik van tijdelijke cookies. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens en worden enkel gebruikt om de website gebruikersvriendelijker te maken. Tijdelijke cookies worden na bezoek van de website gewist.

Buro Hebe kan daarnaast ook gebruik maken van een permanente cookie. Een permanente cookie blijft op de harde schijf van uw randapparatuur staan, tenzij u de cookie zelf wist. Aan de hand van deze cookie kan onze website u herkennen, als u de website een volgende keer bezoekt. Met behulp van deze cookie kan de website speciaal op u ingesteld worden; een hulpmiddel om het gebruik van de website voor u nog aangenamer te maken.

U kunt cookies uitzetten. Dit doet u in uw internetbrowser. Als u in uw browser het gebruik van cookies heeft uitgezet kunt u nog steeds de meeste onderdelen van de website bezoeken.

We hebben een bewerkersovereenkomst afgesloten met Google. De gegevens die we in Google Analytics verzamelen worden geanonimiseerd en versleuteld. Het zogeheten ‘delen van gegevens’ met Google staat uit. Tot slot gebruiken wij de Analytics-cookies niet in combinatie met andere diensten van Google.

Wie heeft er inzage in uw persoonsgegevens?

Buro Hebe kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld adviseurs, interimmanagers, trainers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij ‘waarom leggen wij uw persoonsgegevens vast?’. Buro Hebe heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Buro Hebe bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving.

Werving & selectie
In werving- en selectieprocedures worden gegevens standaard een jaar bewaard na afronding van de procedure. Daarna worden uw gegevens verwijderd. Indien wij uw gegevens willen behouden voor toekomstige aanbiedingen, zullen wij u hierover informeren. In de uitvoering / begeleiding van werving en selectieprocedures is de ondertekening van een geheimhoudingsplicht ten aanzien van persoonsgegevens en privacygevoelige informatie van kandidaten vast onderdeel van de procedure.

Relatiebestand
Buro Hebe heeft een relatiebestand. Daarin zijn potentiele kandidaten opgenomen voor werving en selectie en mogelijke andere werkzaamheden in HR- en organisatieadvies. Dat gebeurt op uw eigen verzoek, of ons verzoek met uw instemming. Het doel van het relatiebestand is om u bij toekomstige interessante en relevante aanbiedingen (nieuwe vacatures, functies, opdrachten) te kunnen benaderen. In het relatiebestand worden uw gegevens standaard een jaar bewaard. Na een jaar ontvangt u van ons een verzoek tot herregistratie. Wij vragen u opnieuw om toestemming en actualisatie van uw eigen gegevens indien van toepassing.

Netwerken en samenwerkingsverbanden
Voor diverse netwerken en samenwerkingsverbanden (o.a. Bèta Challenge Consortium en Wetenschapsoriëntatie Nederland) voeren wij het programmabureau of zijn wij projectleider op onderdelen van beleid. Het werk is in opdracht van het netwerk of samenwerkingsverband adviserend, ondersteunend en/of uitvoerend. Onderdeel van het werk is dat wij uitvoering geven aan secretariaatswerkzaamheden. Derhalve beschikken wij over, verwerken en bewerken wij gegevens van partners; scholen, instellingen, bedrijven en betrokken medewerkers van deze instanties.

In opdracht van enkele samenwerkingsverbanden beheert Buro Hebe online platforms waarin partners in besloten omgeving informatie uitwisselen. Ten behoeve van het operationeel functioneren van deze platforms registreert en verwerkt Buro Hebe de noodzakelijke gegevens die de gebruiker toegang geven.

De samenwerkingsverbanden hebben eigen maatregelen genomen teneinde de beveiliging van de platforms en middels verwerkingsovereenkomsten verlenen zij toestemming aan Buro Hebe om deze platforms te beheren.

Overige dienstverlening en advies (o.a. HR- en organisatieadvies)
In onze overige dienstverlening aan opdrachtgevers kunnen we te maken hebben met persoonsgegevens van medewerkers van de betreffende organisaties waarvoor we een opdracht uitvoeren. Op al deze werkzaamheden is onze privacyverklaring van toepassing en staan we garant voor het zorgvuldig behandelen van privacygevoelige informatie.

Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?

Buro Hebe spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies.

Werknemers van Buro Hebe, die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Ondanks de door ons genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Buro Hebe kan hiervoor nooit op enige wijze aansprakelijk voor worden gesteld.

Hebt u controle over uw eigen gegevens?

Wij hechten veel belang aan uw privacy. De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens.

Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan zullen wij dit melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze meldingen zijn te raadplegen in het Wbp-meldingsregister dat openbaar toegankelijk is op de website van het CBP: http://www.cbpweb.nl .

U kunt onze website bezoeken zonder persoonsgegevens te verstrekken.

U hebt recht op inzage, correctie/aanvulling, verwijdering en opname van uw persoonsgegevens binnen de bewaartermijn. U kunt de gegevens opvragen bij Buro Hebe of indien relevant bij een van de samenwerkingsverbanden. Met Buro Hebe kunt u hierover contact zoeken via de telefoon (0850-703422) of per e-mail (secretariaat@burohebe.nl).

Tevens hebt u recht op het intrekken van eerder verleende toestemming die u ons hebt gegeven om uw gegevens te verwerken. Buro Hebe en indien relevant het betreffende samenwerkingsverband zal uw gegevens niet meer gebruiken en verwijderen vanaf het moment dat de toestemming wordt ingetrokken. Ook kunt u een klacht indienen wanneer u het idee hebt dat er niet goed met uw gegevens om is gegaan. Ook dit kunt u doen via telefoon (0850-703422) of per e-mail (secretariaat@burohebe.nl).

Buro Hebe kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen dit privacy statement aanpassen. Het meest actuele privacy statement is altijd via www.pesant.nl te raadplegen.

18 oktober 2022, Utrecht